Organiser un événement pro : 5 erreurs qui peuvent tout gâcher (et comment les éviter)

Pourquoi cet article est pour vous ?

Que vous soyez une entreprise, une collectivité ou un indépendant, organiser un événement professionnel ne s’improvise pas.

Conférence, séminaire, lancement de produit ou soirée d’entreprise : derrière chaque événement corporate réussi, il y a une stratégie bien huilée.

Dans cet article, nous vous révélons les 5 erreurs les plus fréquentes en planification événementielle – celles qui font fuir vos invités, plombent votre budget, et laissent une mauvaise image de votre marque.

1) Se lancer sans objectif clair

Définir un objectif d’événement professionnel est la première étape d’une organisation efficace.

Posez-vous la question, quel est votre objectif ?

• Booster la cohésion d’équipe avec un team building ?

• Générer des leads à travers une soirée networking ?

• Créer de la visibilité avec un lancement de produit ?

• Fidéliser vos clients via un événement relationnel ?

Sans objectif précis : 

Il est vraiment essentiel que vous identifiiez votre objectif sinon votre message va être flou, vos invités ne comprennent pas le “pourquoi” et le retour sur investissement est inexistant.

Notre conseil : définissez un objectif principal et structurez tout l’événement autour de lui (contenus, lieu, animation, budget, communication…).

2) Sous-estimer les délais de planification événementielle

C’est un grand classique : attendre le dernier moment pour tout organiser. Sauf que dans l’événementiel, le timing est roi.

Les lieux les plus adaptés sont réservés longtemps à l’avance. Idem pour les bons prestataires événementiels (traiteurs, techniciens, animateurs, décorateurs…).

Si vous avez trop de retard dans l’organisation vous allez vous retrouver avec peu de choix, une pression inutile sur vos équipes et finalement un événement moins qualitatif dans une ambiance de stress

C’est pourquoi il faut commencer votre rétroplanning minimum 3 à 6 mois avant l’événement, selon sa taille.

3) Négliger la technique événementielle : le piège fatal

Un micro qui grésille, une vidéo qui plante, une salle mal sonorisée… et toute l’attention de vos invités s’évapore.

Un problème technique peut :

• Saboter une prise de parole importante

• Rendre votre événement amateur

• Nuire à la réputation de votre entreprise

Nous vous conseillons d’investir dans un prestataire technique événementiel expérimenté. Faites des tests la veille. Prévoyez un plan B.

4) Choisir un lieu inadapté à votre événement d’entreprise

Le lieu de l’événement est bien plus qu’un cadre : c’est un message en soi.

Un espace mal situé, peu accessible, sans stationnement, trop grand ou trop petit… et vous perdez vos invités avant même qu’ils arrivent.

Et les conséquences sont nombreuses : mauvaise ambiance, taux de présence en chute, mauvais retour d’expérience, etc…

Privilégiez un lieu événementiel cohérent avec vos valeurs, vos objectifs, le confort et les besoins techniques. Pensez logistique, acoustique, signalétique et accessibilité.

5) Oublier la communication post-événement

La plupart des entreprises pensent que tout s’arrête le soir de l’événement. Grosse erreur.

Un bon événement professionnel se prolonge après : dans les esprits, sur les réseaux, dans vos CRM. Si vous sautez cette étape, vous obtiendrez une faible valorisation, aucune fidélisation et surtout opportunités business perdues.

Nos conseils post-événement :

• Publiez un replay vidéo ou un album photos

• Envoyez un mail de remerciement

• Récoltez des avis et retours

• Partagez les meilleurs moments sur LinkedIn et Instagram

• Proposez un call to action ou une relance commerciale

Conclusion : confiez votre événement à des professionnels

Vous l’aurez compris, éviter ces 5 erreurs, c’est garantir un événement fluide, impactant et mémorable. Mais surtout, c’est vous assurer que votre image de marque sorte renforcée et non fragilisée de cette expérience.

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